A napi szintű szállodai foglalások kezelése rendkívül komplex feladat, hiszen több millió lehetséges szoba–vendég kombinációt kell figyelembe venni. Az Iberostar számára ezért kulcsfontosságú volt, hogy a rövid távú, legfeljebb 4 nappal előre szóló foglalásokhoz azonnal és pontosan rendeljen szobát, miközben a nehezebben kezelhető eseteket - például a szűk kapacitású vagy nehezen optimalizálható foglalásokat - akár 15 napos előretekintéssel is hatékonyan kezelje.
A manuális tervezés nemcsak erőforrás-igényes volt, hanem korlátozottan tudta kezelni a jövőbeli változókat és az optimalizálási szempontokat is. A cél egyértelmű volt: jelentősen csökkenteni a manuális munkavégzés mértékét, miközben egy jóval pontosabb, tudatosabb és üzletileg is hatékonyabb szobakiosztási gyakorlatot alakítani ki.
A megoldás részeként a Konecta egy mesterséges intelligenciára épülő döntéstámogató rendszert vezetett be, amely digitális iker (digital twin) szimulációval működik. A korábbi, manuális táblázatkezelés helyett optimalizáló algoritmusok valós időben több ezer lehetséges szobakiosztási forgatókönyvet vizsgálnak meg, és ezek közül választják ki a legmegfelelőbbet.
A rendszer működésének alapját gondosan felépített, a vendégigényeket is figyelembe vevő adatstruktúra adja, amely biztosítja a pontos és releváns döntéshozatalt. Egy távolsági modell koordináták alapján feltérképezi a szobák elhelyezkedését, az emeleteket és az épületek közötti távolságokat, miközben egy szemantikus elemzés felismeri az összetartozó foglalásokat, így biztosítva, hogy például családok és baráti társaságok egymáshoz közel kerüljenek elhelyezésre.
A döntéshozatal két lépésben történik: először a rendszer a kapcsolódó vendégek közelségét optimalizálja a fizikai távolság minimalizálásával, majd erre építve a teljes szobakiosztást úgy alakítja, hogy csökkenjenek a várakozási idők. Emellett automatikusan kiszűri a nem teljesíthető kéréseket, így biztosítva a szállodai működés zavartalanságát.
A manuális, tapasztalati alapú döntéshozatal helyett bevezetett, több szempontot egyszerre figyelembe vevő automatizált modell alapjaiban alakította át a szálloda napi működését. A rendszer ma már emberi beavatkozás nélkül működik, így a munkatársak idejüket a háttérfolyamatok helyett a vendégekre fordíthatják.
A valós üzleti hatás különösen jól látszott a csúcsidőszaknak számító július és augusztus hónapokban: a vendégek várakozási ideje 65%-kal csökkent, miközben a családok és csoportosan utazók elhelyezése is javult, az összetartozó foglalások közötti átlagos távolság 10%-kal mérséklődött.
Az automatizált szobakiosztásra való átállás összességében is érezhetően javította a vendégélményt, jól mutatva, hogy az összetett adatmodellek közvetlenül is hozzájárulhatnak a személyesebb, emberközpontúbb kiszolgáláshoz.
